Tweedback im Ski-Urlaub oder: Wie die Tweed-Bag das Licht der Welt erblickte

Im Dezember letzten Jahres erhielten wir aus der Universitätsmedizin die Anfrage, ob wir das jährliche 37. Internationale Symposium für Anästhesie, Intensivtherapie, Notfallmedizin und Schmerztherapie in St. Anton beim Einsatz von Tweedback unterstützen könnten.

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Nachdem wir kurz überprüft haben, wo St. Anton liegt und wie das Wetter um diese Jahreszeit dort ist, haben wir sofort zugesagt. Wir wurden nicht enttäuscht:

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Die technische Unterstützung der Mediziner bei dem Symposium bot uns einerseits die Chance die dunklen Entwicklerbüros in Rostock gegen die schneebedeckten Berge Österreichs zu tauschen und wir erhielten darüber hinaus die Möglichkeit, Tweedback unter realen Bedingungen auf einer Konferenz mit mehr als 1.000 Teilnehmern zu testen.

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Dies war besonders heikel, da wir (im Gegensatz zur heimischen Uni) weder die Räumlichkeiten vor Ort, noch die technische Infrastruktur (wie WLAN-Abdeckung etc.) kannten. Aus Erfahrung weiß man aber, dass auf Konferenzen das örtliche WLAN zumeist an seine Grenzen kommt – besonders dann, wenn eine Vielzahl von Personen gleichzeitig auf das Internet zugreifen will. Da Tweedback aber genau diesen Phänomen hervorruft (viele Geräte die alle gleichzeitig Daten durch das Netz jagen), überlegten wir im Vorfeld, wie wir mögliche Probleme mit dem Funknetz umgehen können.

Die Lösung war recht simpel: Wir würden einfach unser eigenes, extra starkes WLAN erzeugen, dass jedem Nutzer vor Ort ermöglichen sollte, ohne Verzögerung und Wartezeit an den Tweedback-Sitzungen teilzunehmen. Für diesen Zweck hatten wir bereits einen Prototypen entwickelt: Einen Koffer inklusive Stromversorgung, einem Mini-PC der als Server fungiert und einem extrem leistungsstarken Access-Point der in der Lage ist mehrere hundert parallele Anfragen von Nutzern zu verarbeiten.

Wir präsentieren: Unsere Tweed-Bag

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Mit diesem Ansatz ist es möglich auch in Gebieten oder Räumen ohne ausreichende WLAN-Abdeckung, ein stabiles, leistungsstarkes Funknetz zu erzeugen und mehreren hundert Nutzern die Teilnahme an einer autarken, nicht auf das Internet angewiesenen Tweedback-Version zu ermöglichen. Alles was benötigt wird, befindet sich in der Tweed-Bag.

Unter hohem Zeitdruck stellten unsere Entwickler den Koffer fertig, testeten ihn, optimierten die Software und fertigten kurze Anleitungen für die Konferenzteilnehmer in St. Anton an, damit für jeden ersichtlich ist, wie man sich mit dem speziellen Tweedback-WLAN verbindet und welche Funktionen und Möglichkeiten Tweedback überhaupt bietet.

Rechtzeitig vor Ende der Deadline schienen wir an alles gedacht zu haben: Der Koffer war getestet, die Hardware stand zur Abholung bereit, unser “Man vor Ort” war gut vorbereitet und für die Reise war alles geplant. So ging es dann am 22. Januar ins knapp tausend Kilometer entfernte St. Anton.

stantonInnerhalb der nächsten Woche wurde Tweedback mit großem Erfolg ohne technische Probleme bei mehr als 20 Vortragsslots eingesetzt. Die Teilnehmer waren jederzeit in der Lage per Chatwall Feedback an den Redner zu schicken und Fragen zu stellen. Die Feuertaufe war jedoch die Abschlussveranstaltung. Auf dieser werden Vorträge zu unterschiedlichen Themen gehalten – zumeist berichten Ärzte über interessante oder ungewöhnliche Fälle und erfragen per Abstimmung, wie sich die anwesenden Ärzte verhalten hätten. Diese Vorträge sind erfahrungsgemäß immer sehr gut besucht und es gibt großes Interesse an den Abstimmungen teilzunehmen. Dies wurde in den Vorjahren noch mit einem klassischen Clicker-System gelöst: Mit speziellen Geräten, die erworben, gewartet und an jeden einzelnen Konferenzteilnehmer ausgeteilt werden mussten, um Abstimmungen zu ermöglichen. Vom finanziellen abgesehen ist auch der organisatorische Aufwand im Vergleich zum Einsatz von Tweedback weitaus höher. Außerdem ist der Vorteil von Tweedback, dass das Abstimmungsverhalten der Teilnehmer in Echtzeit beobachtet werden kann und das nach Ende der Abstimmung, das Ergebnis sofort per Beamer und auf den Endgeräten der “Abstimmer” angezeigt wird.

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Insgesamt kam der Einsatz von Tweedback sowohl bei den Veranstaltern als auch bei den Besuchern des Symposiums sehr gut an. Besonders gelobt wurde die einfache Bedienbarkeit, der hohe Grad an Intuitivität und die schnelle Verfügbarkeit von Abstimmungsergebnissen. Natürlich gab es hier und da einige technischen Hürden bspw. beim Verbinden mit dem Tweedback-WLAN und es wurde auch kritisch angemerkt, dass die Referenten zu selten auf Fragen eingingen die per Tweedback gestellt wurde. Aber die Erfahrung hat gezeigt, dass sich diese Dinge, mit der mehrmaligen Nutzung von Tweedback sehr schnell einspielen. Die Nutzer kennen dann die Abläufe, die Referenten sind auf Fragen aus der Chatwall vorbereitet und die Veranstalter wissen bereits sehr genau, welche Informationen sie wie im Vorfeld zur Verfügung stellen müssen um einen reibungslosen Ablauf zu ermöglichen.

Für uns sind all diese Erfahrungen äußerst interessant und hilfreich, um Tweedback beständig weiter zu verbessern und die Ideen der Nutzer in die Entwicklung mit einfließen zu lassen. Daher haben wir auch auf der Konferenz in St. Anton wieder Fragebögen verteilt, um den Teilnehmern die Möglichkeit zu geben, uns Feedback zukommen zu lassen.

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Zusammenfassend müssen wir sagen, dass dieser Einsatz für uns äußerst spannend war. Wir waren froh, Tweedback und die Tweed-Bag endlich unter realen Bedienungen einer Massenveranstaltung in unbekannten Räumen testen zu können. Wir waren sehr erfreut über das äußert positive Feedback der Teilnehmer und über die großartige Zusammenarbeit mit den Angehörigen der Universitätsmedizin. Und wir warten jetzt schon gespannt auf die Anfrage für das Symposium in 2017; denn wir würden gerne wieder den Kongress in St. Anton unterstützen!

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